Die Herkulesaufgabe für Entscheidungsträger in einem SaaS-Projekt

SaaS kann sehr rasch eingeführt und entsprechend den Kundenbedürfnissen konfiguriert werden. Deshalb steigen häufig kurz nach der Einführung die Anforderungen von Benutzenden im Unternehmen.  Mitarbeitende, Management, Abteilungen – Alle möchten Anpassungen für sich anfordern. Die «Forderungen» der Stakeholder werden schnell zur «Überforderung» für Entscheidungsträger. Die Schwierigkeit liegt bei der Priorisierung dieser Anforderungen. Wie kann sich das Management dieser Herkulesaufgabe stellen?

Vielfach fehlen das Budget und die Zeit alle Systemanforderungen umzusetzen. Häufig sind Auswirkungen im System und in den Geschäftsprozessen nicht im Voraus ersichtlich. Darum wird das Management gefordert, die Anforderungen klug zu priorisieren. Dabei stellt sich eine Koordinationsaufgabe auf drei Ebenen:

1. Koordination mit Mitarbeitenden

Für Mitarbeitende ist in erster Linie wichtig, dass die Software funktionsfähig ist. Es ist unerlässlich für das Management ihren Mitarbeitenden die nötigen Funktionen bereitzustellen. Die Schwierigkeit liegt jedoch bei der anfänglichen Qualität der Feedbacks und Änderungswünsche. Wenn dann Mitarbeitende bereits eine Weile mit der Software gearbeitet haben und die Prozesse gut kennen, können die Problembereiche im Arbeitsprozess effizienter angegangen werden. Die Umsetzung von Anforderungen seitens Mitarbeitende erhöht die Akzeptanz gegenüber der Software.

2. Koordination über Abteilungen

Häufig wird die Software schrittweise in verschiedene Abteilungen integriert und eingesetzt. Bei steigenden Anforderungen ist der Entscheidungsträger gefordert den Gesamtüberblick zu behalten. Er muss die Funktionsfähigkeit von Geschäftsprozessen und Schnittstellen für alle Abteilungen gewährleisten.

3. Koordination mit Anbieter

Das Management kann teilweise schwer abschätzen, welche Möglichkeiten das System bietet und welche Auswirkungen eine neue Anforderung auf Geschäftsprozesse hat. Eine kluge Priorisierung zusammen mit dem Anbieter erleichtert nachträgliche Aufwände, wobei nicht alle Auswirkungen im Voraus antizipiert werden können. Es ist deshalb wichtig, vor und nach der Umsetzung die Systemänderungen zu testen und weitere Massnahmen (evtl. erneute Systemanpassung) vorzubereiten.

Die vielen Anforderungen der Stakeholder können am besten zusammen mit dem Anbieter geprüft werden. Die abteilungsübergreifende Koordination und eine klare Vision für den Einsatzbereich der Software erleichtert die Priorisierung. Eine sukzessive Umsetzung der Projektziele begründet zudem die Einplanung eines festen Budgets für kontinuierliche Systemanpassungen.

Durch die langjährige Erfahrung mit SaaS-Einführungen bei teilweise international tätigen Kunden ist acc solutions ein Experte in seinem Gebiet. Wir können ihnen genau sagen, wie sie mit schwierigen Entscheidungen umgehen können.

Autorin: Neena Kalayamthanam

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